Privacy Policy

INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI

ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento UE 2016/679 (GDPR)

1. Titolare del trattamento

Il titolare del trattamento dei dati personali è MAC Gest S.r.l., con sede in Via Trieste, 49 — 35121 Padova (PD), P.IVA 04765940285, contattabile all’indirizzo email info@azienda123.it.

2. Tipologie di dati trattati

Nell’ambito dell’utilizzo della piattaforma Azienda 123 (www.azienda123.it), vengono trattati i seguenti dati personali:

• dati identificativi: nome, cognome, indirizzo email, nome utente;
• dati aziendali: ragione sociale, partita IVA;
• dati di navigazione: indirizzo IP, cookie tecnici e di analisi (si veda la Cookie Policy);
• dati contenuti nelle risposte ai questionari di audit: informazioni relative all’organizzazione aziendale, alla gestione del personale, agli adempimenti fiscali e agli assetti societari.

1. Finalità e basi giuridiche del trattamento

I dati personali vengono trattati per le seguenti finalità:

• Erogazione del servizio di audit digitale: elaborazione dei questionari, generazione dei report con il supporto di sistemi di intelligenza artificiale, invio dei report via email. Base giuridica: esecuzione del contratto (art. 6, par. 1, lett. b GDPR).
• Gestione dell’account utente: registrazione, autenticazione, gestione del profilo. Base giuridica: esecuzione del contratto (art. 6, par. 1, lett. b GDPR).
• Adempimenti fiscali e contabili: emissione di fatture e ricevute per i servizi a pagamento. Base giuridica: obbligo legale (art. 6, par. 1, lett. c GDPR).
• Comunicazioni di servizio: invio di email relative allo stato degli ordini e dei report. Base giuridica: esecuzione del contratto (art. 6, par. 1, lett. b GDPR).

1. Uso di sistemi di intelligenza artificiale

I report di audit di Livello 1 e Livello 2 sono generati con il supporto di sistemi di intelligenza artificiale (in particolare, il modello Claude di Anthropic PBC). Le risposte fornite dall’utente nei questionari vengono elaborate da tali sistemi per produrre il report. La struttura del questionario, le aree di analisi e la matrice di valutazione sono state definite dai professionisti specializzati del team Roots.

I report di Livello 3 sono elaborati da un professionista abilitato del team Roots, con il supporto di strumenti digitali, sulla base delle risposte fornite nel questionario.

I dati forniti nei questionari vengono trasmessi ai sistemi di intelligenza artificiale di Anthropic PBC per la sola elaborazione del report. Il titolare ha adottato misure contrattuali adeguate con il fornitore del servizio AI (DPA). I dati non vengono utilizzati per addestrare modelli di intelligenza artificiale.

5. Riservatezza e segreto professionale

Le informazioni aziendali fornite dall’utente nell’ambito dei questionari di audit sono trattate con la massima riservatezza. I professionisti del team Roots che hanno accesso ai dati ai fini della revisione e validazione dei report sono tenuti al rispetto del segreto professionale ai sensi delle disposizioni applicabili ai rispettivi ordini professionali di appartenenza.

6. Periodo di conservazione dei dati

I dati personali vengono conservati per il tempo strettamente necessario alle finalità per cui sono stati raccolti e, in ogni caso:

• dati dell’account utente: per tutta la durata del rapporto contrattuale e per 10 anni successivi alla chiusura dell’account ai fini degli obblighi di legge;
• dati dei questionari e report: per 10 anni dalla data di elaborazione, ai fini di eventuali contestazioni;
• dati di fatturazione: per 10 anni ai sensi della normativa fiscale vigente.

1. Destinatari dei dati

I dati personali possono essere comunicati a:

• Anthropic PBC (USA) — fornitore del servizio di intelligenza artificiale, in qualità di responsabile del trattamento, con garanzie adeguate ai sensi del GDPR;
• Stripe Inc. — gestore del servizio di pagamento online, per i soli dati necessari all’elaborazione dei pagamenti;
• Professionisti del team Roots — per la revisione e validazione dei report di Livello 2 e Livello 3, vincolati al segreto professionale;
• Fornitori di servizi tecnici (hosting Aruba S.p.A., servizi email) — per la sola gestione tecnica della piattaforma.

I dati non vengono venduti né ceduti a terzi per finalità di marketing.

8. Diritti dell’interessato

L’utente ha il diritto di:

• accedere ai propri dati personali (art. 15 GDPR);
• ottenere la rettifica di dati inesatti (art. 16 GDPR);
• ottenere la cancellazione dei dati (‘diritto all’oblio’) (art. 17 GDPR);
• ottenere la limitazione del trattamento (art. 18 GDPR);
• opporsi al trattamento (art. 21 GDPR);
• ricevere i propri dati in formato strutturato (portabilità) (art. 20 GDPR);
• proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it).

Per esercitare i propri diritti, l’utente può contattare il titolare all’indirizzo info@azienda123.it.

9. Caricamento di documenti aziendali (servizio premium)

La piattaforma prevede, per i livelli di servizio premium (attualmente in fase di sviluppo), la possibilità di caricare documenti aziendali ai fini di un’analisi documentale approfondita. In relazione a tale funzionalità si applicano le seguenti regole:

• Conservazione temporanea in attesa di incarico: i documenti caricati dall’utente vengono conservati in uno spazio di archiviazione temporaneo cifrato, non accessibile ai professionisti, in attesa del perfezionamento del pagamento e del conferimento di incarico. Il periodo massimo di conservazione in questa fase è di 7 (sette) giorni dalla data di caricamento.
• Cancellazione automatica in assenza di pagamento: decorso il termine di 7 giorni senza che l’utente abbia perfezionato il pagamento e conferito l’incarico, i documenti vengono cancellati automaticamente e in modo definitivo. L’utente riceve una notifica email prima della cancellazione.
• Conferimento di incarico e nomina a responsabile esterno: il pagamento del servizio premium comporta il conferimento di incarico a MAC Gest S.r.l. quale responsabile esterno del trattamento ai sensi dell’art. 28 del GDPR, con contestuale accettazione delle condizioni di trattamento dei documenti caricati. La nomina è parte integrante dei Termini e Condizioni del servizio.
• Accesso ai documenti: successivamente al pagamento e al conferimento di incarico, i documenti vengono resi accessibili esclusivamente al professionista incaricato, vincolato al segreto professionale. I documenti non vengono trasmessi a sistemi di intelligenza artificiale senza esplicito consenso dell’utente.
• Conservazione post-incarico: al termine dell’incarico i documenti vengono conservati per il periodo previsto dalla normativa applicabile alla specifica tipologia di documento e, in ogni caso, per non oltre 10 anni, salvo diverso accordo con l’utente.

1. Cookie

Per informazioni dettagliate sull’utilizzo dei cookie si rimanda all’apposita Cookie Policy disponibile sul sito.

11. Modifiche alla presente informativa

Il titolare si riserva il diritto di aggiornare la presente informativa. Le modifiche saranno pubblicate sul sito e, in caso di modifiche sostanziali, comunicate agli utenti registrati via email.

Ultimo aggiornamento: marzo 2026

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